

资产全生命周期管理:全流程攻略与实操要点
- 分类:行业资讯
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- 来源:
- 发布时间:2024-12-16 11:17
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【概要描述】资产全生命周期管理是现代企业提升竞争力、实现可持续发展的重要管理模式。传统管理模式存在局限性,如信息记录不全面准确、盘点耗时费力。而信息化管理方式则能提升效率,快速准确地记录资产信息。
资产全生命周期管理:全流程攻略与实操要点
【概要描述】资产全生命周期管理是现代企业提升竞争力、实现可持续发展的重要管理模式。传统管理模式存在局限性,如信息记录不全面准确、盘点耗时费力。而信息化管理方式则能提升效率,快速准确地记录资产信息。
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一、资产全生命周期管理概述
(一)定义与重要性简述
资产全生命周期管理是一种综合性的管理方法,它着眼于资产从购买到报废这一整个生命周期,通过有效的管理和控制手段,致力于最大化资产的价值与效益。
对于企业而言,其意义非凡。首先,在降本增效方面,它能帮助企业精准把握资产在各个阶段的成本支出,例如采购时合理规划预算、使用中优化配置避免闲置浪费、报废时妥善处理减少损失等,通过精细化管理让每一项资产都能发挥最大的经济价值,降低整体运营成本,提升经济效益。其次,明确责任方面,它构建起了清晰的管理责任链条,从资产的申购部门、使用部门到管理部门等,各环节都清楚自身职责所在,改变以往可能出现的责任推诿情况,提高管理效率。再者,解决账实不符的问题上,全生命周期管理能实时追踪资产的实际状态,无论是存放位置、使用情况还是折旧程度等信息都有准确记录,使得财务账目与实际资产情况相匹配,为企业的财务管理提供可靠依据。资产全生命周期管理已经成为现代企业提升竞争力、实现可持续发展的重要管理模式。
(二)传统管理模式与信息化管理对比
以往,很多企业采用人工管理实物资产的模式,这种模式存在诸多局限。一方面,资产信息记录往往不够全面和准确,可能只是简单记录一些基本的购置信息,对于资产后续的使用状态变化、维修保养情况等缺乏详细跟踪,导致企业管理者难以全面了解资产的真实状况,在做决策时缺乏足够的数据支撑。另一方面,人工盘点资产工作十分耗时费力,特别是对于资产数量众多、种类繁杂的企业来说,靠人工逐一核对清查,不仅容易出现差错,而且效率低下,还可能因为盘点周期长,使得一些资产的闲置、流失等问题不能及时被发现。
而如今,采用固定资产管理系统等信息化管理方式则展现出了明显的优势。首先,在提升效率方面,系统能够快速、准确地记录资产的各项信息,包括资产编号、名称、类别、购置日期、使用状态等,企业管理者只需轻点鼠标就能随时获取想要了解的资产详情,极大地节省了查询时间。并且在资产盘点时,借助如 RFID 等技术,可实现远距离批量盘点,大大缩短盘点周期,原本需要多人花费大量时间完成的盘点工作,现在仅需少量人员在短时间内就能轻松搞定。
其次,在保证账实一致上,信息化管理系统可以实时跟踪资产的动态变化,每一次资产的领用、调拨、维修、报废等操作都会及时更新记录,财务部门能依据这些准确的信息进行账务处理,使得账目与实际资产情况始终保持同步,避免了账实不符带来的管理混乱和潜在风险。同时,系统还能根据预设的规则自动提醒资产维护、折旧、报废等重要时间节点,让企业能提前做好相应安排,进一步延长资产的使用寿命,减少不必要的损失,助力企业更科学、高效地管理资产。
二、资产全生命周期各阶段详解
(一)规划阶段
在资产全生命周期的规划阶段,首先要制定清晰明确的资产规划目标。比如,明确以降低成本为目标,那就需要综合考量如何在资产购置、使用、维护以及最终处置等环节去削减不必要的开支;若以提高效率为导向,则要思考怎样让资产配置更合理,使其能快速投入使用并在整个使用周期内保持高效运转。
同时,要对现有资产状况进行全面且细致的分析,涵盖资产类型,明确是固定资产还是流动资产,是办公设备、生产设备亦或是其他类型资产等;梳理资产数量,掌握各项资产的具体保有量;评估资产价值,了解其账面价值、市场价值以及折旧后的剩余价值等方面。
最后依据这些分析结果制定合理的资产规划方案,包括资源配置方面,根据不同业务部门的需求和重要程度分配相应资产;投资策略上,确定是选择一次性大额投资购入高品质资产,还是分期分批购置满足阶段性需求的资产等内容,为后续资产的采购等环节奠定良好基础。
(二)采购阶段
采购阶段是资产生命周期中的关键环节。先是要根据企业实际需求分析确定所需购置的资产类型和数量,这需要和各使用部门紧密沟通协作,例如生产部门依据生产计划确定需要采购的机器设备数量和规格,办公部门结合员工数量及业务拓展需求明确办公桌椅、电脑等办公资产的采购量等。
在确定好采购需求后,要综合考虑多方面因素进行资产选择,比如性能方面,评估资产是否能满足工作中的各项技术指标和使用要求;价格因素,对比不同供应商的报价,在保障质量的前提下选择性价比最高的资产;供应情况,考查供应商的供货能力、交货周期以及售后服务等内容,确保能按时按质收到资产。
后续便要联系供应商,与供应商详细沟通确定采购价格、发票类别、支付方式等具体条款内容,各项条款都需严谨明确,避免后续出现纠纷。之后签订采购合同或订单并安排付款等采购执行环节,合同中需清晰注明资产的详细信息、双方权利义务以及交付时间等关键要素,保障采购流程顺利进行。
(三)验收入库阶段
当完成付款后,供应商会按照合同约定发货,企业在收到货物时,资产管理员就需要进行严格的验收工作。要仔细核对和清点货物的数量,确保收到的资产数量与采购合同所约定的一致,无少发、漏发情况;认真检查货物的信息,像资产的规格型号、品牌等是否相符;还要查看货物的状态,例如设备是否有损坏、零部件是否齐全等。
只有完成验收且确认无误后,才能进行固定资产入库操作。并且若企业使用了管理系统,此时要及时将资产信息录入或批量导入系统,录入的信息应尽可能全面,包含资产编号、购置时间、供应商等内容。同时,打印对应标签张贴到固定资产上,标签张贴位置要选择合适且便于查看和管理的地方,方便后续对资产进行识别、盘点等操作。
(四)日常管理阶段
固定资产入库后,会面临众多不同的业务场景。
在领用方面,使用人员需按照企业规定的流程提交领用申请,注明领用资产的用途、预计归还时间等信息,经相关部门审批通过后,方可领取资产,资产管理员要做好领用记录,便于追踪资产去向。
退库时,使用部门要对资产进行检查,确保资产完好无损,填写退库申请,说明退库原因,连同资产一并交回,管理人员核对无误后办理退库手续,并更新资产状态信息。
借用环节,借用人员需提交详细的借用申请,明确借用期限、借用期间的保管责任等,批准后借用资产,到期要按时归还,如有损坏需按规定赔偿。
归还时,管理人员要对资产进行验收,查看是否存在损坏、缺失等情况,若有问题及时记录并按流程处理,同时更新资产的使用状态记录。
调拨场景下,涉及不同部门之间资产的转移,需由调出部门和调入部门共同发起调拨申请,说明调拨原因、资产明细等,经过有权限的领导审批后,完成资产的调拨,并在系统中调整相应的资产归属和存放地点等信息。
变更业务中,若资产的某些关键信息如使用部门、使用人、存放地点等发生变化,相关责任人要及时向资产管理人员报备,以便更新系统记录,确保资产信息的准确性。
维保方面,要依据资产的类型、使用时长等制定合理的维保计划,定期安排专业人员对资产进行保养维护,记录维保的时间、内容、结果等情况,延长资产使用寿命。
财务信息变更时,比如资产的折旧方式调整、价值变动等,财务部门要及时通知资产管理人员,同步更新系统内的财务相关数据,保证账实相符。
维修环节,资产出现故障时,使用部门要及时报修,资产管理人员安排维修人员进行检修,记录故障情况、维修措施及费用等信息,方便后续统计分析和成本核算。
盘点工作需定期开展,制定详细的盘点计划,安排专人对照资产登记信息进行实地盘点,核对资产的实际状况,若发现差异要及时查找原因,进行调整和处理,并将盘点结果更新到固定资产管理系统中,确保数据的准确性。
在各个场景下,都要严格遵循企业既定的管理要点和注意事项,保障固定资产日常管理的规范有序。
(五)报废和处置阶段
当固定资产因长期使用失去使用价值,例如设备老化严重无法正常运转、技术更新导致资产性能严重落后,或者达到了预先设定的使用年限后,就面临报废情况。此时,资产所在部门需要对符合报废条件的资产准备处置所需材料,按照要求填写报废申请表,详细写明报废原因,由使用单位资产负责人签署意见盖章,并经主管领导签字确认。
若公司要变卖或出售资产时,也有相应的处置流程和要点。首先要对资产进行评估,确定合理的变卖价格,可以通过专业的评估机构或者参考市场同类资产的价格情况来定价。然后寻找合适的买家或渠道进行出售,签订相关的销售合同,明确双方的权利义务以及款项支付、资产交付等细节内容。在整个过程中,无论是报废申请、审核,还是变卖处置的各个环节,都是环环相扣的,前一个环节的完成情况会直接影响后续环节能否顺利推进,任何一个环节出现疏漏都可能导致资产处置不当,给企业带来损失,所以每个环节都需严谨对待,确保资产报废和处置工作合规、高效地完成。
三、不同场景下的资产全生命周期管理特点
(一)企业资产
企业资产的生命周期管理紧密围绕生产经营活动展开,在配置方面,需依据企业的战略规划、业务布局以及生产流程等,精准确定各类资产的数量与种类,例如制造企业要按照生产订单量、产品工艺要求来配置相应的生产设备、原材料库存等,确保资产配置既能满足生产需求,又避免过度配置造成资源闲置浪费。
在使用环节,要建立完善的资产使用制度和流程,明确各部门、各岗位使用资产的规范与责任,像生产设备要制定详细的操作规程,安排专人操作与维护,定期收集使用数据,分析设备的利用率、产出效率等指标,以便及时调整使用安排,提升整体生产效率。
维护工作更是不容忽视,根据资产的重要程度、使用频率、易损程度等因素制定科学合理的维护计划,组建专业的维护团队或者与外部专业维保机构合作,定期对资产进行保养、检修,提前预防可能出现的故障隐患,延长资产使用寿命,保障生产经营活动的连续性。
当资产达到使用年限、技术性能严重落后或者因其他原因不再符合企业生产经营需求时,就要进行妥善处置。处置过程中,对于有一定残余价值的资产,可通过二手交易市场、拍卖会等渠道进行变卖回收资金;对于完全失去价值的资产,则要按照环保等相关要求进行报废处理。
通过这样全流程的资产生命周期管理,能够精准把握资产在各个阶段的状态和价值,最大化地提升资产利用率,进而提高企业的经济效益,增强企业在市场中的竞争力。
(二)高校固定资产
高校固定资产管理涉及多个关键环节。预算管理上,各院系、部门要结合教学、科研以及行政办公等实际需求,科学合理地申报下一年度的固定资产购置预算,财务部门协同资产管理部门对申报预算进行审核评估,确保预算既能满足高校发展需要,又符合资金使用规范,避免盲目申报和资金浪费。
购置申请环节,使用部门需详细填写购置申请表,注明资产名称、规格型号、购置理由、预计使用效益等内容,经相关负责人审批后提交给资产管理部门,资产管理部门汇总分析全校购置需求,统筹安排采购计划。
招标采购时,遵循政府采购相关法规以及高校内部的采购制度,对于达到招标标准的固定资产,通过公开招标、竞争性谈判等方式选择优质供应商,确保资产的质量和性价比。
在全生命周期管理中,为维护资产安全,高校要建立严格的资产登记入账制度,对每一项固定资产进行编号、贴标,详细记录资产的购置时间、来源、存放地点、使用责任人等信息,方便追踪管理。同时,加强资产日常巡查,定期盘点清查,防止资产丢失、损坏等情况发生。
提高使用效益方面,搭建固定资产共享平台,打破院系、部门之间的资产使用壁垒,对于一些大型的、昂贵的科研设备等,实现校内共享共用,提高资产的周转率和整体使用效率,有效解决高校资产管理中常见的资源闲置、重复购置等难题,推动高校教学科研等各项事业更好地发展。
(三)数据中心资产
数据中心资产在入库环节,资产管理人员要严格核对资产的采购合同、送货清单等资料,对资产的数量、规格、型号等进行仔细清点验收,确保入库资产与采购要求相符,验收无误后将资产信息准确录入资产管理系统,更新库存记录。
上架阶段,依据数据中心的机房布局规划、机柜空间以及网络拓扑结构等,合理安排资产上架位置,记录好资产所在的机房、机柜、U 位等信息,方便后续的运维管理与查找定位,同时要确保上架操作符合相关的电气安全、散热要求等标准规范。
运行过程中,借助监控系统实时监测资产的运行状态,包括设备的温度、功耗、网络带宽利用率、服务器负载等关键指标,一旦出现异常及时发出告警信息,安排技术人员进行排查处理,保障数据中心业务的稳定运行。
下架时,严格按照下架流程操作,做好资产的下架记录,注明下架原因、时间等信息,对于需要维修、报废或者调拨到其他地方的资产进行相应的后续处理。
报废环节,经过专业评估确定资产确实无法继续使用或者维修成本过高时,履行严格的报废审批手续,对报废资产进行登记核销,按照环保要求妥善处理废旧电子设备等资产。
在盘点方面,定期制定盘点计划,通过人工核对与自动化扫描识别等方式,对数据中心的资产进行全面清查,保证资产账实相符;维护工作则依据资产的维护手册、运行时长等制定合理的维保计划,安排专业工程师进行维护保养;报表功能可以生成各类资产明细报表、汇总报表等,为数据中心的资源管理、成本核算等提供数据支撑;设置环节,对资产的初始信息、供货商信息、使用单位权限等进行准确配置,确保整个资产管理系统有序运行,为数据中心的高效运维保驾护航。
四、资产全生命周期管理的实施要点与未来趋势
(一)实施要点总结
在资产全生命周期管理各阶段中,有诸多实施要点需重点把控。
规划阶段:审批流程上,资产规划目标的确定、规划方案的制定等都要经过相关部门多层审核,例如涉及大额资产投资的规划,需由财务部门评估预算合理性,高层领导审批战略契合性等,确保规划方向正确且符合企业整体利益。部门协作方面,要让使用部门、采购部门、管理部门等共同参与,使用部门提供实际需求信息,采购部门基于需求分析采购可行性,管理部门从全局把控资源配置合理性,形成协同效应。
采购阶段:审批流程要严谨规范,采购需求的提出、供应商的选定、合同条款的确定等环节都需严格审批,像对于重大资产采购,可能需经过采购委员会集体审议决策,避免盲目采购带来的风险。部门间协作上,采购部门需和使用部门紧密沟通以精准把握需求,和财务部门协同做好预算控制,还要与法务部门配合确保合同条款合法合规,保障采购过程顺利。
验收入库阶段:验收环节的审批流程重点在于验收结果的确认,验收人员完成验收后需提交详细报告,经主管签字确认无误后才能入库,若发现问题则要启动相应的处理流程审批,如退换货审批等。同时,资产管理员要和采购人员、送货人员等做好对接协作,核对货物信息,确保入库资产准确无误,并及时将相关信息传递给其他部门,如财务部门据此入账等。
日常管理阶段:领用、退库、借用、归还、调拨、变更等业务操作都要有明确的审批流程,比如资产调拨需调出和调入部门领导审批同意,变更关键信息需资产管理人员审核等,保障操作合规且记录准确。各部门在日常使用和管理资产时,要相互配合,使用部门及时反馈资产状态信息,维修部门按需求提供维保服务,管理部门做好统筹协调和信息更新,共同维持资产良好状态。
报废和处置阶段:报废申请需经过严格审批流程,从资产所在部门提交申请,到资产负责人、主管领导等多层审核把关,确认资产确实符合报废条件且处置方式合理。在变卖或出售资产时,要和评估机构、买家等外部单位协作,财务部门参与定价核算和款项管理,法务部门审核合同保障权益,确保资产报废和处置环节严谨有序,实现资产价值最大化回收或合规报废处理。
各阶段的审批流程把控与部门协作配合紧密相连,贯穿资产生命周期管理全程,是保障管理效果的关键所在。
(二)未来发展趋势展望
随着数字化的持续深入发展,资产全生命周期管理展现出了智能化、精细化、协同化等显著的发展趋势,并对企业和单位资产管理产生了深远影响。
智能化方面:借助人工智能、大数据分析等技术,未来资产的需求预测将更为精准,系统能依据过往资产使用数据、企业业务发展趋势等自动分析出未来各阶段所需资产数量和类型,帮助企业提前做好规划采购准备。例如通过机器学习算法对生产设备的运行数据实时监测分析,提前预判设备故障,及时安排维修保养,降低故障带来的损失,实现智能运维管理,提高资产运行效率和使用寿命。
精细化方面:管理将更加深入细致,对于资产的每一项成本支出、价值变动、使用效能等都能精确记录和分析,企业可清楚了解每类资产在各个环节的投入产出情况,如能精确核算出某台办公设备在不同部门使用时的折旧成本、创造的效益等,进而优化资源配置,淘汰低效资产,提升整体资产价值。同时,借助物联网技术,资产的实时状态信息获取将更细致全面,像资产所处环境温湿度、设备零部件的磨损程度等微观数据都能实时掌握,便于精细化管理。
协同化方面:企业内部各部门之间、以及企业与外部供应商、合作伙伴等之间的协同合作将更加紧密顺畅。在企业内部,不同部门能通过统一的资产管理平台实时共享资产信息,实现业务流程无缝对接,比如采购部门完成资产采购后,入库、领用等后续环节相关部门能即时获取信息跟进操作,减少沟通成本和时间延误。对外,与供应商可建立信息互联系统,实时掌握供货进度、产品质量等情况,与合作伙伴共享资产资源,提升资产利用率,如多家企业联合共享大型设备资源等。
这些发展趋势将促使企业和单位的资产管理更加科学高效,能更好地应对复杂多变的市场。
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