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高校固定资产管理存在的问题及完善措施
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高校固定资产管理存在的问题及完善措施

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  • 发布时间:2021-11-11 15:44
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【概要描述】近年来,随着我国高等教育规模的迅速扩大,投资固定资产的金额越来越多,且资产构成越来越复杂,管理难度日趋增加,而高校资产管理的优劣直接关系到办学质量及未来的发展,因此做好资产管理将是高校长期、复杂且重要的工作。本文分析了当前高校固定资产管理中存在的一些问题,并从这些问题出发提出相应的解决措施。

高校固定资产管理存在的问题及完善措施

【概要描述】近年来,随着我国高等教育规模的迅速扩大,投资固定资产的金额越来越多,且资产构成越来越复杂,管理难度日趋增加,而高校资产管理的优劣直接关系到办学质量及未来的发展,因此做好资产管理将是高校长期、复杂且重要的工作。本文分析了当前高校固定资产管理中存在的一些问题,并从这些问题出发提出相应的解决措施。

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  • 发布时间:2021-11-11 15:44
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作者:张玲玲
作者单位:广东海洋大学财务处
摘要:近年来,随着我国高等教育规模的迅速扩大,投资固定资产的金额越来越多,且资产构成越来越复杂,管理难度日趋增加,而高校资产管理的优劣直接关系到办学质量及未来的发展,因此做好资产管理将是高校长期、复杂且重要的工作。本文分析了当前高校固定资产管理中存在的一些问题,并从这些问题出发提出相应的解决措施。

关键词:高校;固定资产;业财融合


一、引言

固定资产是高校办学资源与持续发展的重要物质基础,是确保日常教学、后勤、行政、科研等事项的必备条件,同时也是衡量高校是否具备良好的办学环境、教学能力及社会服务能力等重要指标,其运行状况的好坏决定着高校内部运营的稳定性。高校固定资产管理的好,能够得到充分利用,就可以节约教育经费、提高办学能力、增强教学科研水平,同时促进高校建设、提高师生物质文化生活水平。而高校固定资产的管理就是要提高资产服务效率和能力,优先保证教学、科研、后勤等所需的各类资产,为高校发展决策提供准确、详尽、动态、有效的信息,助力学校发展和领导决策,服务师生,满足他们对各类资产的需求。

随着社会和政府对高校的投资不断地加大,以及科研的需求和科研平台的建设,这些都会导致固定资产在高校的投入不断地增加,且资产品类多、涉及面广、资金量大,因此如何优化资源配置、提高资源使用效益,促进高校健康持续发展,以及如何加强固定资产的管理与核算,确保国有资产安全、防止其流失是高校资产管理面临的重要议题。

 

 

二、高校固定资产管理存在的问题

1.高校固定资产使用不充分,资源共享有待提升

我国高校对固定资产普遍实行的是校、院(二级部门)、系(团队、科室)三级管理模式。资产处作为校一级资产管理部门,负责校层面资产的购置、验收、维修和报废等一系列的工作;二级部门对资产处二次划拨的经费有自主规划的权利,二级部门或者学院为学科评估或者根据自身的需要有权进行二次采购,比如在资产的购置过程中,二级部门申报清单给资产处,由于共享平台的限制,不清楚其他部门资产的情况,也不考虑是不是存在闲置的资产及它的使用效率、能不能协调使用等问题,根据主观意愿直接申报采购,这就存在不同部门可能重复购买相同或者类似的资产设备,致使资产的重复购置,利用率低造成浪费;真正对资产的使用和保管是由三级管理单位(系、科室、团队等)进行的。

在此种三级管理模式下,固定资产的购置和日常对资产的使用和保管由不同的部门或责任人负责,这就会导致固定资产运营管理的责任心不强,管理缺位。比如固定资产申请报废时,一级和二级管理部门或者人员往往不会对该项资产进行仔细核查,比如是否到了资产的使用寿命,是否还没有到报废的年限就要报废,责任划分等一系列的问题,出现处置过于轻率,致使资产流失无法追回。所以在高校固定资产设备的使用过程中,时常会有设备出现故障或者直接报废,但还没有达到它报废的年限,诸如上十万元的设备直接拖到报废的年限无人问津,因此高校在固定资产管理过程中,资产使用不充分,资源共享有待提升。

2.高校固定资产账实不符

在高校的部门设置上,财务部门和资产部门分属不同的处室,属于不同的职能部门,大部分的高校各部门之间并没有实现信息共享和连接,无法做到固定资产实物发生变更,在财务部门实时进行账务处理,或者财务处按固定资产清查审计意见或者新会计制度要求对学校相应的固定资产,如房屋建筑物暂估入账,而资产管理部门实物账未对应调整等。

根据资产的管理规定,固定资产应当定期或不定期地进行清查盘点,年末应进行一次全面清查盘点。但是一方面高校固定资产门类繁多,且分布在不同的学院、系和团队中,另一方面,资产管理部门的人员只有几人,主要负责对资产登记,具体的使用和管理在实际使用人或者是指定的学院物资管理员中,这对资产的清查盘点造成困难,发生的盘盈盘亏无法做到及时处理。高校购置设备的经费来自国家,仪器设备实行二级管理,一些部门从自身利益出发,在采购固定资产时缺乏可行性论证,重复或者购买了不适应的固定资产,就会造成资产利用不充分。不适应的资产在处置操作时不规范,存在随意堆放、搁置等年限到期时处理,甚至丢弃等,这不仅造成资产账实不符,还严重影响校园环境和公共安全。

3.高校固定资产管理绩效考核体系不完善

高校纷纷开始建立适合本校自身情况的内部控制体系,而固定资产管理是其中的一块重要内容,虽然已经过去了七年的时间,但固定资产考核体系仍然是不完善的,主要是监督和激励机制并没有完善。这一方面是由于高校经费来源和使用方式造成固定资产购置、使用到最终报废都无需承担任何经济责任,这导致各部门管理人员和教职工没有对固定资产管理形成良好的意识;另一方面高校是不以营利为目的,对于固定资产管理只在于有没有,而不是充分发挥固定资产的价值,这些最终导致的就是资源浪费、权责不明。

 

三、完善高校固定资产管理问题的措施

1.优化固定资产配置,建立资源共享平台

高校应按照“统筹规划建设、共享共用、有偿使用”的原则,加强仪器设备从规划、论证、购置、运行、效益评价的全过程管理,充分利用现有的固定资产,确保资源得到优化配置,使其使用价值发挥到最大。

第一,根据设备特性和服务覆盖面,将十万元以上的设备归入学校统一的大型仪器共享平台运行管理,在使用科研经费、社会经费购买大型仪器设备用于共享共用,购置单位(团队)或者个人拥有优先使用权。

第二,建立仪器设备共享管理制度,明确资产共享的范围,落实相关职能部门和学院(二级单位)在共享中的责任,要做到责任到人,避免资产使用过程中出现问题造成推诿等现象。

第三,共享仪器设备采取有偿服务的方式,明确定价标准,实现资源利用效率的最大化,保障资产的维修和更新所需的费用,充分发挥资产的潜能。

2.加强固定资产业财融合及资产管理

引入固定资产管理系统,利用大数据信息网络加强资产管理部门、使用单位和财务部门之间的沟通,打破信息孤岛的现象,对固定资产管理的各项活动进行全程实时动态监控,实现固定资产业财融合。

第一,强化固定资产管理意识。固定资产管理不仅在资产和财务部门,更与高校的每一位成员息息相关,因此每一位师生要重视固定资产的管理及使用等工作,提高主动管理意识,有效地配置资产,促进固定资产精细化管理。

第二,每年定期开展固定资产盘点清查,对于固定资产较为集中的部门,要不定期盘点清查,掌握资产的在用和分布情况,做到账账、账实相符的同时,防止资产闲置或流失。

第三,狠抓资产核算与管理的基础工作,比如落实岗位操作行为规范。在资产处置或报废时,部门和个人不能擅自处理,对于需要报废的固定资产必须按照程序向资产管理部门提出报废或处置申请,按流程操作,严格履行审批手续,同时,资产部门要不断地优化资产处置流程,规范相关的操作程序,在合理合规的情况下缩短报废或处置的时间和流程,并总结经验,踏实细心,为固定资产的核算与规范管理打下坚实基础。

3.完善固定资产管理绩效考核体系

首先,要根据固定资产管理的实际工作要求,一方面培养学校内部储备管理人才,发展资产管理组织力量;另一方面要培养一支懂业务、素质高、能力强、责任意识明晰的资产管理队伍,加强日常物管员队伍稳定和补充,注重培训和交流。

其次,梳理内部管理职责,明确相应的资产管理业务流程,严管审批,实现过程跟踪,同时加强审计监督,特别是对大型仪器设备、重要资产、专项设备及贵重仪器的使用效益审计,确保资产的安全和完整。

最后,建立和健全资产管理绩效评价体系和相应的评价指标并进行绩效考核。评价指标的确立,要以资产发挥的效益为前提,比如对大型仪器设备可以采用包括服务用户数、用途、使用机时、样品数、人员培训、对外服务收入、服务质量等指标,采用定量计算和用户评议相结合的方式进行,评估结果在校内公示。同时对公布的固定资产信息进行外部审计,并评比哪些部门做得好,哪些部门需要改进,适当地建立奖罚制度,并作为后续资源配置依据,比如后续设备的更新和维修等可以优先考虑。
 

(本文选自2021年第18期《行政事业资产与财务》杂志)

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